#trotsop! shared services bedrijfsvoering

Johan Boomgaardt Totrsop!

De winnaar van #Trotsop! 2015 is bekend. 

De aanwezigen hebben gekozen voor “Social return rond energielevering voor gemeentelijke gebouwen“. De prijs werd in ontvangst genomen door de pitcher van Rotterdam: Johan Boomgaardt.

Op nummer 2 eindigde, met slechts een verschil van 4 stemmen: Anneke van Londen (Leusden) met “Ruilen in de regio Utrecht: 10 leidinggevenden geven het goede voorbeeld”. De derde was Debbie Cortjens van Servicepunt71 met “Het stuur in handen: in control met inkoop tot betalen.

Archieven op orde

Doordat de aanschaf en implementatie van een digitaal archief langer dan verwacht op zich liet wachten én bij de start van het Servicecentrum Drechtsteden gemeenten bestaande archief achterstanden hebben meegenomen zijn flinke achterstanden ontstaan. Het laten opruimen van ruim 1,2 kilometer papier door externe partijen, bleek een (te) dure aangelegenheid te zijn en daarom zijn we op zoek gegaan naar slimme alternatieven.

Archiefmedewerkers hebben een rol bij de start van het proces gekregen en beoordelen of post te bewaren of te vernietigen is. De te bewaren stukken worden per gemeente verzameld en bij voldoende voorraad naar het betreffende gemeentelijke archief gestuurd waar een DIV medewerkers de stukken onmiddellijk wegwerkt. Nieuwe achterstanden kunnen daardoor niet meer ontstaan en de werkvoorraad is inzichtelijk waardoor medewerkers zo efficiënt mogelijk in de regio ingezet worden zonder dat het contact met de gemeenten verdwijnt.

Eigen DIV medewerkers zijn de archiefachterstanden in gedoken en hebben met hun kennis en kunde de achterstanden in hapklare brokken werk opgedeeld die door andere medewerkers gedaan kunnen worden. Medewerkers van de postkamer maar ook reïntegratiekandidaten uit de hele regio en leerwerkbedrijven werken op deze manier mee om met minimale middelen een maximaal resultaat te halen.

Naam indiener:

Lenny Mans, Ontwikkelmanager DIV, Servicecentrum Drechtsteden

Naar alle projecten

Koningsdag 2015 in Dordrecht en de regio

Oktober vorig jaar kreeg de gemeente Dordrecht te horen dat de eerste ‘Koningsdag Nieuwe Stijl’ op 27 april 2015 zou plaatsvinden in Dordrecht en de regio. Een unieke, eervolle opdracht, waarvan direct duidelijk was dat het een flink beroep zou doen op de bedrijfsvoering van de gemeente, belegd bij het Servicecentrum Drechtsteden (SCD).

Vooral Facilitaire Zaken en Communicatie hebben een forse bijdrage geleverd aan een succesvolle, feestelijke Koningsdag. Zo leverde de afdeling Communicatie 20 ervaren communicatiemedewerkers voor persbegeleiding op koningsdag. En doordat het SCD werkt voor de hele regio, was afstemming tussen de Drechtsteden-gemeenten over b.v. woordvoering eenvoudig en snel tot stand gebracht.

Facilitaire zaken verzorgde o.m. de openstelling van het Stadskantoor van 5.00 tot 18.00 uur als centraal punt voor met name de pers. Maar ook voor bestuurders en de crisisteams was het van belang dat de koffieautomaten gevuld en de beveiliging aanwezig.

Esther Bunnik, manager Communicatie, Servicecentrum Drechtsteden

Bas Sas, beheerder Facilitaire Zaken, Servicecentrum Drechtsteden

Naar alle projecten

Ruilen in de regio Utrecht : 10 leidinggevenden geven het goede voorbeeld

Gemeente Leusden heeft een functieruilproject opgestart dat zich specifiek richt op de leidinggevenden. Leidinggevenden uit verschillende publieke organisaties krijgen de kans om vier maanden van functie te ruilen met een collega-leidinggevende uit de regio. Enerzijds zorgt dit voor persoonlijke ontwikkeling van de desbetreffende persoon, anderzijds verlaagt hij of zij daarmee de drempel voor medewerkers uit het team om hetzelfde te doen. Door leidinggevenden te laten ruilen, komt innovatie op gang: niet alleen is er een uitwisseling van praktijk en ideeën, ook ontstaat er een groter netwerk waardoor onderlinge capaciteitsproblemen binnen de regio efficiënter worden opgelost.

Waar is Leusden trots op in de bedrijfsvoering ?
Op 25 juni 2015, tijdens de eerste speeddate ‘Leidinggevenden in Beweging’, hebben 35 leidinggevenden kennisgemaakt met als doel tijdelijk van functie te ruilen. Een groep van 10 leidinggevenden heeft zich opgegeven voor een functieruil.

 

Naam indiener:

Projectleider Switch Anneke van Londen

Gemeente Leusden

Naar alle projecten

Het Nieuwe Werken bij gemeente Eindhoven

Invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) is geen doel op zich, het is een ontwikkelprogramma dat een kader en faciliteiten biedt bij het realiseren van onze organisatiedoelstellingen als gemeente Eindhoven:

  • Professioneel en flexibel
  • Aantrekkelijk werkgever
  • Duurzaam
  • Kleinere overheid (Bezuinigen)

HNW wil werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Daarbij gaat het nadrukkelijk niet alleen om thuiswerken, een betere fysieke werkplek of nieuwe ICT hulpmiddelen, maar juist ook om zaken als een beter begrip van de missie en ambitie van de organisatie, een inspirerende bedrijfscultuur, transformationeel leiderschap,  andere vormen van aansturing (output en outcome), betere balans tussen autonomie en verantwoording, meer regelruimte, en slimmere (digitale) manieren van samenwerken.

Het programma heeft in samenhang en aansluitend bij de werkdynamiek van de diverse type medewerkers in onze organisatie (werkprofielen),  onze organisatie gefaciliteerd met

1 een flexibele en duurzame werkomgeving, die uitnodigt tot ontmoeten en samenwerken, kan meebewegen met toekomstige ontwikkelingen en gelijktijdig een forse besparing in m2 oplevert (Bricks)
2 moderne ICT middelen en kantoorautomatisering, die plaats- en tijdonafhankelijk digitaal (samen)werken en communiceren mogelijk maakt (Bytes)
3 een breed scala aan initiatieven die helpen bij de ontwikkeling van een andere mindset, nieuwe vaardigheden, en vernieuwing van HR instrumentarium (Behavior)

Bijlage Presentatie E-werkplek Eindhoven

Naar alle projecten

Social return rond energielevering voor gemeentelijke gebouwen Rotterdam

Oktober 2014 startten Rotterdam en GreenFox met het plan om social return rond energielevering voor gemeentelijke gebouwen vorm te geven

Eind vorig jaar besteedde de gemeente de levering van elektriciteit en aardgas voor gemeentelijke gebouwen opnieuw aan. Hier kwamen twee leveranciers uit: Delta voor elektriciteit en Greenchoice voor aardgas. Bij aanbestedingen boven de € 15.000 verbindt de gemeente Rotterdam sociale voorwaarden aan gunning: de zogenoemde social return. Hiermee benut de gemeente haar inkoopkracht om Rotterdammers met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk te helpen.
Meterstanden opnemen
Bij een groot aantal gemeentelijke locaties is niet geregistreerd waar de fysieke meter hangt, en zijn de meterstanden onbekend. Denk daarbij aan fonteinen, verkeersinstallaties, volières en brugwachtershuisjes. Het gaat om circa 1.000 meters.
Het niet weten waar de fysieke meter hangt, maakt het opnemen een tijdrovende klus. Daarnaast kunnen ontbrekende meterstanden financieel ongunstig zijn. Bij berekening van de kosten wordt dan uitgegaan van schattingen, die ook nog eens jaarlijks met 10% worden verhoogd. Het naderhand corrigeren van meterstanden is een arbeidsintensieve administratieve klus waar meerdere partijen bij betrokken zijn. Daarom laten de gemeente en de leveranciers de locatie van de fysieke meters vastleggen. En worden de meterstanden van gas, licht en water geïnventariseerd.
Social return
Tony Carels (medewerker contractbeheer, gemeente Rotterdam) en Peter Steenhuis (contractmanager gemeente Rotterdam), ontwikkelden samen met het WerkgeversServicepunt Rijnmond en de energieleveranciers het plan om dit werk uit laten voeren door Rotterdammers met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals WSW-ers en WAJONG-ers.
Peter Steenhuis: ‘Voor alle partijen is dit een win-winsuatie. De gemeente krijgt een totaalbeeld van de fysieke locatie van meters en de meterstanden zodat de leverancier de werkelijke kosten berekent. De energieleveranciers voldoen aan de afgesproken social return-verplichting. En mensen die voorheen geen werk hadden, kunnen aan de slag.’
De gemeente Rotterdam levert de werknemers. De uitvoering komt in handen van het bedrijf GreenFox, een externe partij met veel ervaring in het begeleiden van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Speurwerk
Naast het vastleggen van de meterstanden, worden er een aantal zaken in kaart gebracht: wat voor gebouw is het, wat zijn de bijzonderheden, wie zijn de huidige contactpersonen en waar in het pand vind je de verschillende meters? Alle gegevens worden ingevoerd in een database. Al met al een arbeidsintensieve klus waar nogal wat speurwerk bij komt kijken. Inmiddels is dit plan ook voorgelegd aan waterleverancier Evides en netbeheerder Stedin, die beide ook een bijdrage leveren aan dit initiatief.

Eindhoven is trots op haar dromen

Dromen om volledig transparant te worden naar de stad.

Die transparantie krijgt een gezicht door middel van open data. We zien open data als een ruim begrip, het is de data die vanuit de gemeente beschikbaar is, maar ook de data die we ophalen in de openbare ruimte en de data die van andere partijen komt en deze met de stad willen delen.

Zou het niet prachtig zijn wanneer we door middel van sensoren in een lantaarnpalen al weten wanneer een lamp aan vervanging toe is?

Dat scheelt het indienen van een klacht over een kapotte lamp door een bewoner, dat scheelt een klachtbehandeling.  We willen preventiever zijn in het oplossen van de problemen in de stad.

Meten is weten. En dat is wat open data voor ons kan doen en al doet.

We zijn er trots op dat we een aantal jaren geleden met een klein clubje believers achter open data zijn gaan staan en dit hebben volgehouden, wat open data zou gaan opleveren was nog ‘Vaag’ en vooral een gevoel. Nu zien we dat open data haar belofte waar maakt.

Voor meer informatie over open data verwijzen we naar ons open data portaal:

https://data.eindhoven.nl/

Naar alle projecten

eFactureren. Starten en doorpakken!

De gemeente Rotterdam wil haar inkoopfacturen niet alleen zo spoedig mogelijk betalen, maar ook zo efficiënt mogelijk. Het gaat immers om gemeenschapsgeld waar we mee omgaan. Vanaf het eerste kwartaal 2014 zijn wij projectmatig gestart met het elektronisch ontvangen en verwerken van inkoopfacturen. Geen papieren of PDF facturen, maar volledig elektronisch, van systeem naar systeem. Verschillende leveranciers hebben wij in de afgelopen periode succesvol aangesloten.

Dat hebben we gedaan vooruitlopend op de veranderende regelgeving: vanaf eind 2018 wordt immers eFactureren verplicht binnen Europa. Daarnaast werkt de gemeente Rotterdam aan het optimaliseren van de procesketen ‘van bestellen naar betalen’. We merken steeds weer dat een gestandaardiseerde en elektronische bestelling, een efficiënt af te handelen elektronische factuur oplevert.

De gemeente Rotterdam is er trots op om één van de vooroplopende gemeenten te zijn op het gebied van eFacturatie.

Aanvullende informatie hierover is reeds gepubliceerd:

Naar alle projecten

Financieel portaal Zaanstad – de “Wikipedia-begroting”

Zaanstad2

Zaanstad1Zaanstad heeft voor het tweede jaar de begroting via een website aangeboden aan de raad. Het ‘financieel portaal’ brengt de ons een stap verder op weg naar een digitale Planning & Control portal waarin financiële informatie op maat raadpleegbaar is.

Traditioneel is de begroting een boekwerk van 300 tot 400 pagina’s, bestaande uit diverse onderdelen. Een vorm die niet uitnodigt om te lezen en waarin de samenhang tussen de onderdelen voor niet-financials niet altijd helder is.

De begrotingssite die we ontworpen hebben, maakt informatie op eenvoudige (intuïtieve) wijze raadpleegbaar. Het ontwerp is eenvoudig en logisch. De lezer hoeft niet zelf te zoeken naar de samenhang tussen verschillende programma onderdelen, paragrafen en bijlagen. De samenhang wordt gelegd via links, waarmee alle relevante informatie direct “doorklikbaar” is. In de begroting 2016-2019 zijn bovendien meer dan 200 externe links opgenomen. In een volgende stap willen we via een zoekfunctie informatie themagericht opvraagbaar maken.

http://financien.zaanstad.nl/

 

Naar alle projecten

RegioLAB033: Samenwerken aan de toekomst van de regio!

We leven in een tijd die vraagt om fris denken, kantelen en open staan voor een andere aanpak.

In de regio Amersfoort is een 90 days trail ontwikkeld waarbij je kunt ontdekken wat dit betekent voor jou en je werk. Dit ontdekken gebeurt samen met andere deelnemers uit de 3 O’s (onderwijs, overheid, ondernemers) en via innovatieve werkvormen, zoals Open Space. In 6 dagen, verdeeld over 12 weken, gaan de deelnemers op onderzoek uit en wordt gewerkt aan thema’s als flexibel organiseren, slimmer werken, eigenaarschap en co-creatie. Daarnaast experimenteren zij in het anders leren kijken naar (regionale) vraagstukken. Aan het einde van de trail hebben deelnemers een andere manier van kijken ontwikkeld, hebben zij hun eigen innovatiekracht ontdekt en helpen zij concreet mee om de toekomst van de regio vorm te geven.

Linda Burgler (bestuursadviseur, gemeente Bunschoten) en Dirk Kaan (CTD, RegioLAB033)

Flyer: RegioLAB033 90days trail

 

Naar alle projecten

1 2