Op donderdag 14 mei wordt er een bijeenkomst gehouden over Shared Services bij de overheid. Om krachten te bundelen werken steeds meer gemeenten en overheidsinstellingen aan Shared Service Centers (SSC’s). Ook de Servicedienst van de gemeente Rotterdam is inmiddels een aantal jaren bezig met SSC-vorming.
Wat heeft in die periode gewerkt en wat niet? Hoe gaan we verder? Deze vragen spelen ook bij andere gemeenten en overheidsinstellingen. Tijdens een eerste werkconferentie SSC’s op 14 mei willen we daarom gezamenlijk ingaan op deze vragen, ervaringen uitwisselen en kennis delen. De bekende valkuilen en succesformules bepalen, zodat we van elkaar kunnen leren.
Deze eerste werkconferentie wordt georganiseerd in samenwerking met de gemeenten Amsterdam, Utrecht, Nijmegen en het Servicecentrum Drechtsteden. De werkconferentie krijgt een vervolg in de vorm van regelmatig terugkerende bijeenkomsten die een platform bieden voor het uitwisselen van kennis en ervaring.
Workshops
Het delen van kennis en ervaring doen we tijdens de werkconferentie op 14 mei onder andere met workshops. U kunt ’s ochtends en ’s middags een keuze maken uit de vijf onderstaande onderwerpen. Welke workshops hebben uw voorkeur? Klik hier om u in te schrijven voor de twee workshops die u graag zou willen volgen:
Financiering van SSC’s, door Katinka Stelder en Henk Meerdink van de Dienst Ondersteuning van de gemeente Utrecht:
Wat zijn de effecten van het gekozen financieringsmodel op de samenwerking tussen het SSC en de klanten? Hoe worden de kosten verdeeld? Daarbij speelt ook de spagaat tussen gewenste kostenbesparing en de gewenste kwaliteitsverbetering en een belangrijke rol. Welke keuzes heeft Utrecht gemaakt en wat is ervan terecht gekomen? Katinka Stelder en Henk Meerdink vergelijken hun ervaring kritisch met de workshopdeelnemers om er verdere lering uit te trekken.
Governance op bestuurlijk niveau, door Harold Swartjes, Hoofd Servicebedrijf van de gemeente Nijmegen:
In deze workshop gaat het over het spanningsveld tussen zelfstandige diensten die ‘eigen’ keuzes maken en ondersteunende afdelingen als onderdeel van een organisatie. Heeft de organisatievorm gevolgen voor het niveau waarop verantwoording wordt afgelegd? Welke rol speelt een toezichthouder hierin? En de eigenaren? Wie draait er eigenlijk aan de knoppen? Een ander thema bij ondersteunende diensten is ook de keuze tussen standaardisatie versus maatwerk van dienstverlening. Welke dilemma’s dienen zich hierin aan? Harold Swartjes heeft met dit thema in zijn vorige functie als directeur van een SSC ervaring opgedaan en verwerkt dat in deze workshop.
Governance op tactisch en operationeel niveau, door Gerard Stoop, Hoofd Stafdiensten bij Servicecentrum Drechtsteden:
De gemeenten van de Drechtsteden hebben gekozen voor intensieve samenwerking, met behoud van eigen identiteit. Eén van de resultaten van deze samenwerking is de oprichting van Servicecentrum Drechtsteden. Hoe zijn de verschillende rollen hier ingevuld? Verschillende culturen vormen nu één nieuwe organisatie. Wie vroeger collega’s waren, zijn nu opdrachtgever en -nemer, maar blijven intussen ook collega’s. Wat vraagt dit van de werkhouding? Waar stopt standaardisatie en begint maatwerk? Er bestaat een spanning tussen drie verschillende rollen. De gemeenten die een samenwerkingsverband zijn aangegaan moeten een eigenaar-, opdrachtgever- en klantrol vervullen. Wie is en voelt zich waar verantwoordelijk voor? Gerard Stoop gaat uitgebreid in op de valkuilen en
opgaven. Wat zijn uw ervaringen en ideeën?
Veranderstrategieën bij het opbouwen van een SSC, door Brigitte de Bruin, Projectleider Herontwerp van het Servicehuis Personeel van de gemeente Amsterdam:
Amsterdam heeft gekozen voor een lerende benadering met veel participatie in alle fasen van de ontwikkeling. Vaak wordt bij het bouwen van een SCC gekozen voor een ontwerpbenadering. Als alles van tevoren goed is uitgedacht, het op papier staat, goed op tijd en kosten wordt gelet, zal het verandertraject wel succesvol zijn. In de praktijk blijkt dat vaak niet helemaal het geval. Met de lerende benadering was de verwachting dat dit zou leiden tot een meer positieve acceptatie, meer commitment voor de nieuwe processen en het nieuwe ICT systeem, een soepelere besluitvorming en minder weerstand en afhaakgedrag gedurende de implementatie. In hoeverre zijn deze verwachtingen uitgekomen? Brigitte de Bruin laat u zien, horen en ervaren hoe deze leergeoriënteerde en participatieve aanpak concreet is uitgewerkt.
Opbouw van een SSC op HR-terrein, door Marjolijn Brune, Manager HR beleid bij Servicecentrum Drechtsteden:
Hoe is het gezamenlijke HR-beleid in de netwerkorganisatie Drechtsteden opgetuigd en ingericht, rekening houdend met de ambitie- en tempoverschillen van de verschillende organisaties die onderdeel uitmaken van het netwerk? Een workshop die zich vooral richt op proces- en regievoering: wat is belangrijk op het gebied van HR bij het opbouwen van een SSC? Bij de eerste aankondiging van deze conferentie kregen we veel reacties van mensen die de volgende onderwerpen graag nader wilden uitwerken: “Welk type manager en medewerker past goed in een SSC omgeving? Welke invulling geef je aan het opdrachtgevers- opdrachtnemersmodel? Hoe kom je tot een gezamenlijk fundament, als er verschillende HR ambities zijn ? Hoe richt je de HR processen in?”. Marjolijn Brune vertelt wat ze een volgende keer wel weer op dezelfde manier zou doen in een netwerkorganisatie als Drechtsteden én wat zeker niet. U kunt een keuze maken uit twee van de vijf bovenstaande onderwerpen.
Welke workshops hebben uw voorkeur?
klik hier om u in te schrijven voor de workshoprondes.
Meld u aan vóór 30 april 2009! Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar.
Graag verwelkomen wij u op 14 mei in de Van Nelle Ontwerpfabriek uw kennis over SSC’s te delen en te leren van de ervaringen van andere gemeenten en overheidsinstellingen: sharing services, sharing knowledge!
Namens de organisatie,
Rob Boeren
Directeur Ontwikkeling
Gemeente Rotterdam, Servicedienst
Donderdag 14 mei 2009
08.45 – 18.00 uur
Van Nelle Ontwerpfabriek,
Van Nelleweg 1208, Rotterdam
Het programma
08.45 uur – Inloop
09.15 uur – Algemene inleiding door de Rotterdamse wethouder Jeannette Baljeu en gemeentesecretaris Arjan van Gils
09.45 uur – Presentatie door Rob Boeren, directeur Ontwikkeling Servicedienst, gemeente Rotterdam: “SSC Ontwikkeling, geleerde lessen van de gemeente Rotterdam”
10.15 uur – Pauze
10.30 uur – Workshops, 1ste ronde
12.30 uur – Lunch
14.00 uur – Workshops, 2de ronde
16.00 uur – Pauze
16.10 uur – Plenaire terugkoppeling
17.00 uur – Borrel
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.